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  • 作者: 豪尔赫·罗哈斯 发表于 September 7,2021

微软 365 将您的电子邮件保留多长时间?

在许多组织中,流程中断是导致生产力低下和员工沮丧的主要原因之一。 数据 表明由于流程中断,员工将大量宝贵时间浪费在徒劳地搜索他们需要有效的信息上。应该在几分钟内完成的简单任务往往需要几个小时才能完成,这大大增加了这些企业的成本。

电子邮件是加拿大组织中最常见的中断流程之一。对于许多企业而言,电子邮件是日常工作流程和沟通的重要组成部分。员工需要能够快速访问和检索公司电子邮件以进行日常业务运营。因此,缺乏适当的电子邮件保留策略可能会导致生产力下降和许多其他性能问题。

近年来,Microsoft 365 等生产力解决方案已介入解决组织面临的一些数据保留问题,包括电子邮件保留。但是,组织需要制定与其采用的技术步伐相匹配的策略。否则,数据保留会出现差距,最终导致数据丢失,例如丢失电子邮件。

微软 365 将您的电子邮件保留多长时间

微软 365 保留策略

由于现代企业每天必须管理的复杂性和大量数据,Microsoft 365 中数据丢失或删除的情况显着增加。这一趋势归因于电子邮件、即时消息和其他日常使用的增加Microsoft 365 应用程序。因此,许多用户想了解 Microsoft 365 保留策略。

尤其是 Microsoft Office 365 保留电子邮件的时间似乎有很多困惑。那么,Microsoft 365 会将您的电子邮件保留多长时间?

目前,只要帐户保持活动状态且未超出存储限制,Outlook 就会保留您的电子邮件。如果您超出存储限制,Microsoft 将删除您的电子邮件以为新电子邮件腾出空间。您可以在删除后最多 15 天内恢复因超出存储限制而删除的电子邮件。在大多数情况下,删除的项目在删除 30 天后将无法恢复。

最终,数据可以在邮箱中保留的持续时间由 Microsoft 365 保留策略决定。使用 Microsoft 365 保留策略,您可以将电子邮件保留在 Outlook 中,直到您将其永久删除。尽管 Microsoft 365 保留策略定义了电子邮件可以在您的邮箱中存储的最长时间,但它并不能保证它会持续那么长时间。

在 Microsoft 365 上删除电子邮件时会发生什么?

当您从 Microsoft 365 删除电子邮件时,它会移动到“已删除邮件”文件夹。您可以选择将丢弃的电子邮件保留在已删除邮件文件夹中,直到永久删除它们,或者您可以将邮箱设置为每次注销时清除该文件夹。您只需右键单击“已删除邮件”文件夹并将其移动到所需文件夹即可从“已删除邮件”文件夹中恢复电子邮件。

在 Exchange Server Hosting 的最近更新中,Microsoft 允许用户配置默认 MRM(消息记录管理)已删除项目保留策略。组织可以使用此选项来延长保留期。此选项还允许用户控制 Microsoft 365 保留已删除邮件的时间。

可回收物品

您还可以检索已从可恢复项目中的已删除项目文件夹中删除的电子邮件。从 Outlook 的已删除邮件文件夹中删除项目不会永久丢弃它们;它只是将它们移动到隐藏的已删除邮件文件夹,也称为可恢复邮件文件夹。您无法恢复已永久删除的文件夹,但可以在 30 天内恢复单个电子邮件。

可回收物品 文件夹允许您还原已删除且可恢复的项目。选择“已删除邮件”文件夹,导航到“主页”菜单,然后单击“从dafa黄金版官网手机app器恢复已删除邮件”。选择要恢复的电子邮件,然后单击“恢复选定邮件”。恢复的邮件将移至“已删除邮件”文件夹。

在 Microsoft 365 中管理您的数据保留策略

如文章前面所述,Microsoft 365 允许用户管理其保留策略。使用此功能,用户可以设置他们想要保留某些文件夹的时间段。要管理您的个人 Microsoft 365 帐户保留策略,请登录基于 Web 的 Outlook (WBO) 帐户并转到设置图标 > 选项 > 邮件 > 保留策略

这有点复杂,但您的 IT 部门或 IT dafa黄金版官网手机app合作伙伴可以帮助您从 Exchange 管理中心管理所有 Microsoft 365 应用程序的企业范围的数据保留策略。在企业级别更改保留政策将降低违规或诉讼的风险并有助于合规性。

回收站不是备份解决方案!

“已删除邮件”文件夹(通常称为回收站)是从 Microsoft 365 帐户中删除的数据的临时目标。回收站旨在帮助用户恢复在短时间内(通常为 30 天)意外删除的项目。如果在此期间未清空回收站,您可以恢复最近删除的项目,包括电子邮件。

但是,您不能依赖回收站作为备份解决方案。这有几个原因。首先,回收站只是暂时的。其次,它没有能力保护所有存储的数据。换句话说,丢弃的文件——无论是意外删除还是故意删除——并不总是可以访问的。

包起来

使用最广泛的 Microsoft 365 应用程序(包括 Office、OneDrive 和 Outlook)均由数据提供支持。需要保护这些数据免于意外丢失或删除。 Microsoft 365 中存储的数据的安全是客户组织的责任。解决方案是备份 Microsoft 365 应用程序中的所有数据,以便在发生灾难或事故时可以快速恢复。

泰克通 可以帮助您备份公司的 Microsoft 365 数据,以便在必要时可以及时恢复。我们在旺市和大多伦多地区提供备份解决方案。 联系我们 立即了解有关我们如何帮助您防止 Microsoft 365 中的数据意外删除或数据丢失的更多信息。

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